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Glossareintrag
Workflow Systeme
Glossar:13155
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Erläuterung
Beim Workflow Management geht es um die Logistik von Geschäftsprozessen, um die Planung, Ausführung, Kontrolle und Automatisierung dieser Prozesse. Mit Hilfe geeigneter Werkzeuge wird der Weg von Dokumenten, Informationen und Aufgaben von Mitarbeiter zu Mitarbeiter verfolgt und analysiert. Daraus werden formale Regeln abgeleitet, auf deren Grundlage Workflow Systeme dann den Ablauf dieser Prozesse steuern können. Die Herangehensweise ist also prozessorientiert und reduktionistisch das Problem wird in kleinere Teilprobleme zerlegt, die von verschiedenen Mitarbeitern erledigt werden können. Als Vorteile eines derartigen Ansatzes nennt die Workflow Management Coalition etwa:

  • Die Eliminierung unnötiger Schritte durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen führt zu einer Effizienzsteigerung.
  • Standardisierte Arbeitsmethoden und die Nachverfolgbarkeit der Aktivitäten
    erlauben eine bessere Prozesskontrolle.
  • Die Konsistenz der Prozesse und eine genauere Vorhersagbarkeit etwa
    der Antwortzeiten ermöglichen einen besseren Kundenservice.
  • Durch die Kontrolle über die Prozesse mit Hilfe der Software können
    diese Prozesse den aktuellen Anforderungen flexibel angepasst werden.

Workflow Systeme fungieren für den Anwender im allgemeinen nicht nur alsWegweiser, sondern erzwingen eine konsistente Einhaltung der vorgegebenen Anforderungen. Ein Standardbeispiel ist hier die Bearbeitung eines Versicherungsanspruchs, bei der ein Workflow System sicherstellt, dass alle notwendigen Schritte vom Eingang der Anspruchsmeldung bis zur Auszahlung an den Kunden jeweils von den richtigen Mitarbeitern, mit den richtigen Unterlagen, in der richtigen Reihenfolge und in der dafür vorgesehenen Zeit erledigt werden. Üblicherweise setzten Workflow Systeme sich aus vier Hauptkomponenten zusammen:

  1. Ein Workflow Editor dient zur graphischen Planung von Prozessen.
  2. Mit einemWorkflow Simulator werden diese Prozesse simuliert und verifiziert.
  3. EineWorkflow Engine sorgt für die Ausführung der Prozesse auf der Basis der erarbeiteten Regeln.
  4. Mit einem Workflow Monitor werden die laufenden Prozesse kontrolliert.


siehe auch Document Workflow, Production Workflow und Workflow
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