Im Folgenden ist ein systematisches Vorgehen für die Auswahl von Projektmanagement-Software (PM-Software) beschrieben. Es enthält zum Teil Materialen einer an der Universität Osnabrück durchgeführten Studie. Ziel dieses Wissensbausteins ist die praxisorientierte Hilfestellung bei der Auswahl von PM-Software.
Dieses Vorgehen bietet sich an, weil es im ersten Schritt ein Bewusstsein für die Definition der nötigen Software-Anforderungen stiftet. Im zweiten und dritten Schritt wird mit einer zwei-stufigen Vorauswahl die Vielzahl der möglichen Produktangebote vermindert, was den Aufwand des Auswahlprozesses minimiert. Im letzten Schritt ist während der Hauptauswahl die Nutzwertanalyse von Vorteil, weil sie die Vergleichbarkeit der Alternativen gewährleistet und ein flexibles Zielsystem besitzt.
Vorauswahl - Produktkategorie:
Durch Abgleich der Anforderungen kann im zweiten Auswahlschritt das vielschichtige Angebot an PM-Software reduziert werden, indem sich auf eine Produktkategorie konzentriert wird.
Vorauswahl - K.-o.-Kriterien:
Zur weiteren Reduzierung der potentiellen Produkte sollten die Produkte in der ausgewählten Kategorie hinsichtlich der Erfüllung der K.-o.-Kriterien überprüft werden. Die K.-o.-Kriterien ergeben sich aus der Anforderungsdefintion. Die Zahl der Produktalternativen kann somit auf eine überschaubare Zahl (ca. fünf) minimiert werden.
Hauptauswahl:
An den übriggebliebenen Anbietern kann nun eine Nutzwertanalyse (NWA) durchgeführt werden. Für die Durchführung der NWA kann eine Excel-Tabelle (siehe unten) als Dokumentenvorlage genutzt werden.
Für die Bewertung der Softwarefunktionalitäten während der NWA stehen die Dokumente der PM-Software-Anbieter aus der o.g. Studie zur Verfügung.