Die Ablösung eines Altsystems ist mit erheblichen Kosten und Risiken für das Unternehmen verbunden. Die Kosten und Risiken der Migration müssen dem qualifizierbaren und quantifizierbaren Nutzen (etwa niedrigere Änderungskosten) gegenübergestellt werden. Mögliche Alternativen zur Migration wie verbesserte Wartungsprozesse oder die Renovierung und Strukturverbesserung der Software sind in Betracht zu ziehen. Die Wahrscheinlichkeit des Fehlschlagens der Migration und die damit verbundenen Kosten sind abzuschätzen. Dies ist notwendig, um die Entscheidung für oder gegen eine Ablösung objektiv treffen zu können.
Zu den Kosten der Systemablösung gehören beispielsweise Kosten für
die Analyse des Altsystems: Die im System enthaltene oft sehr umfangreiche Fachlichkeit muss verstanden und dokumentiert werden.
eine zusätzliche Anforderungsanalyse, die neue und geänderte Anforderungen erfasst.
eine Änderung des Altsystems, um mit dem Zielsystem während der Migration parallel betrieben zu werden. Die Änderungen können einfache Wrapper oder komplexe Umstrukturierungen bis hin zu einem Service in einer SOA sein.
die Erstellung des neuen Systems inklusive eines kompletten Systemtests und der Integration in die vorhandene Anwendungslandschaft des Unternehmens.
Lizenzkosten und Anpassungskosten für eventuell verwendete Produkte
den eventuellen Parallelbetrieb beider Systeme
Schulungen der Mitarbeiter , Überzeugungsarbeit, Probebetrieb
Reibungsverluste durch Umstellung der Geschäftsprozesse bzw. Anwendungen
Zu den Risiken einer Systemablösung gehören beispielsweise
alle Risiken, welche die Entwicklung großer Systeme mit sich bringt. Mit der Größe des Projektes steigt das Risiko des Scheiterns
die Komplexität der im Altsystem enthaltenen Fachlichkeit wird unterschätzt und Teile der Geschäftsregeln gehen verloren
technische Risiken, welche die Migration der Daten und die Änderungen des Altsystems mit sich bringen
organisatorische Risiken, da bei der Umstellung möglicherweise neue Geschäftsprozesse eingeführt werden, die noch reifen müssen;
Akzeptanz durch Mitarbeiter und Systembesitzer, die Umstellung eines Systems kann Machtverluste für Mitarbeiter und Organisationseinheiten bedeuten
In der Rechtfertigungsphase werden Kosten und Risiken untersucht und dem zu erwartenden Nutzen gegenübergestellt. Auf der Basis dieser Informationen wird eine Migrationsstrategie entwickelt, z.B. ein Stufenkonzept für die Ablösung.