Ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) kann auf verschiedene Weisen aufgebaut und etabliert werden. Welche Methode für den Aufbau eines QM-Systems am besten geeignet ist, hängt von der Unternehmensgröße, der Art des Geschäfts, der Unternehmenskultur, dem Führungsstil, der schon bisher betriebenen Qualitätssicherung und von einer Reihe weiterer Faktoren ab.
Der Leitfaden soll helfen, ein QM-System in einem Unternehmen einzuführen, indem Schritt für Schritt die durchzuführenden Tätigkeiten vorgegeben werden. Der Grundgedanke des Leitfadens basiert auf dem Ansatz (Methode zum Aufbau eines QM-Systems), den Aufbau und die Etablierung des QM-Systems als Einführungsprojekt aufzufassen. Dieses QM-Projekt durchläuft die Phasen Vorbereitung, Erhebung, Analyse, Entwurf, Realisierung und Zertifizierung und mündet mit der sich anschließenden und fortdauernden Phase Weiterentwicklung in der kontinuierlichen Pflege und Verbesserung des errichteten QM-Systems.
Eine verbreitete und wichtige Quelle für Anforderungen an QM-Systeme ist die ISO-9000-Normreihe. Aus diesem Grund berücksichtigt der Leitfaden die ISO-9000-Normreihe besonders. Allerdings ist der Leitfaden darauf angelegt, sehr einfach an individuelle Anforderungen, unternehmensspezifische Faktoren (s.o.) oder andere Standards anpassbar zu sein.
Zielgruppe des Leitfadens ist die Unternehmensleitung und der Qualitätsbeauftragte eines Unternehmens. Der Leitfaden dient als Überblick und Orientierung zum Aufbau von QM-Systemen und bietet durch ein iteratives Phasenmodell eine Unterstützung für die Projektplanung und -durchführung.