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| | | | | Ausgangssituation | | | Das Ende einer Controllingperiode ist erreicht. | | | Durchzuführende Aktivität | | Zur Erfassung des Ist-Zustandes werden im Allgemeinen zu vereinbarten Zeitpunkten (Stichtag) die aktuellen Ist-Daten gesammelt, überprüft und dokumentiert. Wichtige Größen, wie die Personalaufwände, sollten allerdings kontinuierlich erfasst werden, um auch zwischendurch Auswertungen anfertigen zu können.
Zu folgenden Aspekten sind Daten zu sammeln:
Leistung mittels
- Menge (z.B. in Personentagen) anhand des verbrauchten Aufwands und des Restaufwand
- je Arbeitspaket
- bzgl. des Gesamtprojekts
- Qualität
- Abnahmeergebnisse
- durchgeführte Qualitätsprüfungen
- Dokumentation der Erfüllung von Qualitätsmerkmalen
Termine mittels
- Ist-Start der laufenden Arbeitspakete
- Ist-Ende der laufenden Arbeitspakete
- Restdauer (z. B. in Tagen)
Ressourcen mittels
- bis zum Stichtag eingesetzte Mengen
- Personenstunden, Materialmengen, etc.
- Restmengen (z. B. in Personen)
Kosten mittels
Zumeist erhebt der Projektcontroller die Ist-Daten, indem er den Arbeitspaketverantwortlichen befragt und dann die Eintragung in ein Informationssystem vornimmt.
Das Erfragen oder Erfassen des Fertigstellungsgrades in Prozent sollte unbedingt vermieden werden, da er sich nur ungenau ermitteln lässt (siehe Projektfortschrittskontrolle). Die Ermittlung des Ist-Zustandes muss vielmehr die Erfassung der zu erwartenden Restaufwände,- kosten etc. beinhalten (für Soll-Ist-Vergleich und Errechnung des Fertigstellungsgrades). Zur Ermittlung des Restaufwandes kann auf die Methoden der Aufwandsschätzung zurückgegriffen werden.
Weitere Einflussfaktoren für eine verzerrte Darstellung des Ist-Zustandes sind die unterschiedlichen Neigungen (Optimist, Pessimist) und Interessen ("nicht zu früh sagen, dass wir in Verzug sind") der Arbeitspaketverantwortlichen (kann durch offenes Klima im Team minimiert werden).
Des Weiteren spielt weniger die Genauigkeit, sondern die Aktualität der Daten eine entscheidende Rolle.
Auch weniger präzise Werte können Trends für Abweichungen verdeutlichen und somit ein rasches und effizientes Entgegensteuern ermöglichen.
Wenn diese Informationen erst Tage oder Wochen später verfügbar sind, werden Steuerungsmaßnahmen oft unmöglich gemacht.
Im Folgenden sollen Anhaltspunkte zur Messung der einzelnen Datenarten angegeben werden.
Leistung (Menge)
- Prozentuale Angabe der Leistung (5 Stufen und 10%-Schrittangaben mittels verbrauchtem Aufwand und geschätztem Restaufwand errechnen):
- 3-Stufen: 0% (nicht angefangen), 50% (angefangen) und 100% (fertig)
- 5-Stufen: 0%, 25%, 50%, 75% und 100%
- 10%-Schritte: 50% bedeuten eine Bandbreite von 45% bis 55%
- Meilensteine im Arbeitspaket. Sollte bei Arbeitspaketen ein quantitativer Indikator nicht existieren, empfiehlt es sich die Meilensteine mit Prozentangaben zu belegen, die sich wie folgt berechnen:
Leistung (Qualität)
- Fragebögen für die Erfassung der vom Auftraggeber erlebten Qualität der Projektabwicklung
- Qualität der Ergebnisse (Fragebogen, Checkliste, ...)
- Ergebnisse von Tests
Termine
- Werden anhand von Meilensteinen und anderen Stichtagen erfasst.
Ressourcen und Ist-Kosten
- Ist-Kostenerfassung auf Grundlage von: Arbeitszeiterfassungen, Reiseabrechnungen, Eingangsrechnungen, Zwischenabrechnungen, Lieferscheinen, etc.
- Dabei stellen die erfassten Kosten bereits entstandene Kosten (Abrechnungen liegen vor) oder voraussichtliche Kosten (Lieferscheine, nicht abgerechnete Fremdleistungen liegen vor) dar.
| | | Ergebnis der Aktivität | | | Der Ist-Zustand wurde dargelegt und kann für den Soll/Ist-Vergleich genutzt werden. | |
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